Loading...
HomeMy WebLinkAboutPacket - 08/23/2021 - Finance and Personnel Committee The City of McHenry is dedicated to providing its citizens, businesses, and visitors with the highest quality of programs and services in a customer-oriented, efficient, and fiscally responsible manner. Finance and Personnel Committee Meeting AGENDA August 23, 2021-3:00 p.m. In light of the current COVID-19 public health emergency, this meeting will be held remotely only. The public can observe and participate by connecting online via Zoom at https://cityofmchenry.zoom.us/j/85321520905 or calling 312-626-6799, Meeting ID: 853 2152 0905 1. Call to Order 2. Roll Call 3. Public Comment: Persons wishing to address the Committee will be asked to identify themselves for the record and will be asked but are not required to provide their address. Public comment may be restricted to three-minutes for each individual speaker. Order and decorum shall be maintained at public meetings. 4. Motion to approve the minutes of the August 19, 2019, Finance and Personnel Committee meeting 5. Review and discussion of the First Quarter FY21-22 Budget Report 6. Motion to adjourn the meeting Finance & Personnel  Meeting Minutes  August 19, 2019  Page 1      Finance & Personnel Committee Meeting  August 19, 2019    Call to Order: Alderman Mihevc called the meeting to order at 5:30 p.m. at the McHenry  Municipal Center, 333 S Green St, McHenry, IL.     Roll Call: Deputy Clerk Johnson called the roll. Roll call: Members present: Alderman Mihevc,  Alderwoman Miller, Alderman Schaefer. Others present: Administrator Derik Morefield,  Director of Public Works Troy Strange, Director of Human Resources Ann Campanella.    Public Comments: There were no members of the public present to make a comment.     Approval of Minutes: It was suggested by Alderman Schaefer that the unapproved minutes be  sent to members of the committee soon after each meeting instead of waiting for the next  meeting. With possible big time lapses between meetings, it would be helpful to have those  minutes to refer to sooner than the next committee meeting.  Deputy Clerk Johnson will also  research the possibility of having meeting minutes approved prior to each meeting instead of  waiting for each meeting for a formal vote via the agenda process. A motion was made by  Alderman Schaefer and seconded by Alderwoman Miller to approve the minutes of the April 1,  2019, Finance and Personnel Committee meeting. Roll Call: Vote: 3‐ayes: Alderman Schaefer,  Alderwoman Miller, Alderman Mihevc. 0‐nays, 0‐abstained. Motion carried.     Discussion on Long Term Financial Planning Including Personnel, Operational, and Capital  Needs    Administrator Morefield explained that there are many things staff has been doing regarding  efforts for cost reductions. All department heads have been looking at needs for the next three  to five years.  This is difficult after three years because many items can change. Health care costs  and certain expenditures can have variable costs. There is a potential for attrition, as 50% of the  workforce is eligible for retirement in the next five years. It is hard to account for these, however,  as there is no way to tell exactly when people might retire. Many people are working longer  because they must pay for health insurance on their own if retiring before the age of 65.     Director Strange has done a lot of research in contracting services. When attrition occurs, it may  be possible to contract that job out instead of hiring a full time employee. The Leopardo project  is an example of efforts to be more efficient and affective. We are still in the process of that  study, but even if the City does not move forward with Leopardo, there will be a snapshot of  capital equipment and public facility needs, which will give the City good ideas to move forward  on their own.     Finance & Personnel  Meeting Minutes  August 19, 2019  Page 2    The City has also done work with other municipalities for joint bidding contracts. There has also  been federal funding received for large roadway projects.  Public Works will look at those  federally funded projects and see if the money spent on those would be better for our other local  roads projects.     A discussion was had regarding employee pay and benefits. Personnel costs currently make up  approximately 71% of the budget, which is close to the range of other similar municipalities.  Although the City could try to save money by attrition, the issue remains that the City has had a  hard time hiring qualified employees for the higher skilled jobs. The market to hire qualified  employees is competitive and candidates have to want to come to McHenry for reasons other  than salary. The City was fortunate to hire an engineer that fits the City’s needs.  The search for  a City Planner did not land any candidates, and the Police Department struggles to hire qualified  candidates.     Alderwoman Miller asked what kind of savings we might see with shifting some tasks to  contracted work.  Director Strange explained that there is a wide range of savings, but some items  may be in the 20‐50% range.  He noted that the thermoplastic pavement markings were costing  the City $50,000, but this year they were completed through contract for $9,900.  Pruning has  also shown a huge price savings.  Not all work can be contracted out for cheaper rates, however,  as the bids for snow plowing the cul‐de‐sacs showed a much larger cost.  The cross training of  employees is being done when possible, but some jobs require specific skill sets and  certifications, such as the water and waste water plant operators. Volume pricing for materials  we make regular purchases on has also been explored.     Director Strange stated that he would like to use the CMAP road program to use a systematic and  data driven approach for maintenance and scheduling operations. He would also like to get ahead  of the game so that instead of putting out fires, the City can be dedicated 100% to customer  service for issues that may come up. He would like to show the Council and the citizens that they  are serious about being more productive and cost effective.      Alderman Mihevc began discussion regarding challenges to the City from an expenditure  standpoint. He noted that the report did a good job of laying out things that could be anticipated.  A key is that no additional personnel is required.  A City Planner is budgeted for, but no new  requests have come in for additional positions or employees.  One future position that could be  needed is a full time FOIA officer.  FOIA requests have become burdensome to both the Police  Department and the Administrative side. If the quantity of requests keeps increasing and the type  of requests keep changing, that might be a position that could become necessary at some point.     One cost that is out of the hands of the City and staff is the police pension costs.  The Pension  Board has an actuary that tells the City how much they must spend each year to fulfill the pension  fund requirement. There are also union contracts for the next three years that have salaries that  are locked in.  A salary study shows that some employees are still below the 25th percentile for  their range and a figure was submitted to get those employees up to that point.   Finance & Personnel  Meeting Minutes  August 19, 2019  Page 3      Administrator Morefield began the discussion of revenue. He explained that 76% of the revenue  for the City comes from property tax, sales tax, and income tax.  Property taxes have been frozen  or lowered since 2010.   State income tax has stayed mostly flat for the last nine or ten years.   Sales tax has had a fluctuation over the last decade, but has averaged an increase of 2.5% over  the last ten years.  The biggest boost to the City was in 2009‐2010, when a local sales tax was  implemented. The Council at that time implemented a home rule sales tax to give some breathing  room each year. By budgeting conservatively, the opportunity came to build a surplus in revenues  for the general fund balance.      The general fund summary spreadsheet was reviewed to show how the budget would project for  the next three years with and without increases in revenue.  One column showed that with an  additional ¼% of sales tax and 3% in telecommunications tax, there is an extra $1.3 million in  surplus money for the next year that could be used for capital improvement projects.  A  discussion was had about the perception and possible negative feedback that could come with  an increase in sales tax.  Alderman Mihevc stated that there is a perception vs. reality issue with  a ¼% increase in sales tax.  In reality, this increase in tax would not even be noticed by people  shopping, and it would free up a substantial amount of money for projects. The perception to  some people is that a tax increase could be looked upon negatively by the public.  Alderwoman  Miller’s opinion is that many people would see the work being done and appreciate that their tax  money is being spent on what is necessary.  Administrator Morefield stated that if this tax were  to go through, he could guarantee that in the next fiscal year a stated amount could be increased  for capital projects.  It is impossible to make that guarantee long term, however, due to unknown  issues in the future.     Alderman Mihevc stated that there are a lot of needs that won’t be met without increasing the  revenue, and sales tax is the City’s only opportunity.  He also believes this would only be  supported if the entire increases went to capital projects or improvements.  Alderman Schaefer  cautioned that this could come off looking bad because the last tax increase only recently went  into effect.    The general consensus was that this issue will probably be brought up at the  Strategic Planning Session, and that this issue should be brought before the Council after that  meeting.   Alderman Schaefer suggested that an area wide tax comparison should be done to  show what the tax rates are of neighboring communities.     Adjournment: A motion was made by Alderwoman Miller and seconded by Alderman Schaefer  to adjourn the meeting at 6:56 p.m. Roll call: Vote: 7‐ayes: Alderwoman Miller, Alderman  Schaefer, Alderman Mihevc.  0‐nays, 0‐abstained.  Motion carried.    Deputy Clerk Monte Johnson    _________________________________    Page 1 of 10    City of McHenry  Revenues, Expenditures and Transfers  Budget Vs. Actual  Year‐End FY21‐22 – (May 1, 2021 – April 30, 2022)  Overview  For the 2021/22 fiscal year all departments were asked to keep the budget status quo as revenues  projections were cautiously adjusted based on historical trends as well as taking into consideration the  financial instability of the State of Illinois.  The City’s revenues have rebounded and federal funding for  local governments has the City in a positive financial position.   With this said, staff is optimistic, but still  cautious and the operating budget for FY21/22 was balanced and there is $1.5 Million planned in General  Fund Capital expenses.  Across the United States, the GDP gained 6.5% the second quarter of 2021 which  was lower than the Dow Jones estimate of 8.4%, but slightly higher the 6.4% gain during the first quarter  of 2021.  Consumer spending continued to rally, but fast rising imports and slower rebounding exports as  well as lower government consumption expenditures resulted in a lower GDP than expected.  The national  unemployment rate has been hovering around 6% since January 2021 and is at 6.1% in June 2021 down  from the high of 14.7% in April 2020.  The state’s unemployment rate was 7.9% in June 2021, 6.7% in May  2021 and McHenry County was at 6.8% in June 2021 and 5.5% in May 2021.  On the whole, the economy  has improved since the beginning of the pandemic, but it continues to be important to watch revenue  trends as well as spending in order to be able to adjust if the market becomes volatile again.    The report below gives details on the City’s position as of July 31, 2021.  City Administration will be  diligently monitoring the City’s financial position on a monthly basis and budgets have been relayed to all  department heads/managers to watch as well.  Highlights of revenues and expenditures are included  below.    Budget vs. Actual – Revenues & Expenditures (Refer to Page 5)  Overall, out of the City’s 30 funds, 26 of the funds are running at levels management would expect for the  first quarter of FY20/21.  The funds that received property tax receipts are all running over the expected  budgeted amount of 25% because approximately ½ of property tax receipts are received in June.  A few  funds to highlight that are deviating a little farther than expected are the Tourism Fund, Local Motor Fuel  Tax Fund, Recreation Center Fund, and the Water/Sewer Fund.  Tourism was significantly affected with  the State shutdown and budgeted revenues were adjusted down by $70,000 and currently are running at  24% of budget.  As a reminder, the City has a loan for the Green Street parking lot and payments for this  loan are being paid by this fund so the fund balance will have to be watched carefully if revenues do not  rebound. The Local Motor Fuel Tax Fund was just started in September 2020 and is reserved for the $0.03  gas tax revenue.   This fund is running at about 16% for the first quarter due only receiving 2 months of  revenue.  Recreation Center Revenues are only at 23.6% of budget as memberships continue to rebound.   Water/Sewer Fund revenues are only at 18.2% due to the timing of billing, May 2021 billing is for usage  in February through April.  As of July there is only 2 months of revenue recorded.           Page 2 of 10    Revenues by Type (Refer to Page 6)  As of the first quarter, total revenues are at 28.8% of budget.  Property tax revenues are at 51% of budget,  which is expected since approximately ½ of property taxes are received in June.  Sales and Use tax  revenue was budgeted 0.75 % lower than in FY20/21 and is at 27% of budget for the first quarter.  Even  with unemployment still slightly high, Income tax revenues hit 40% of the budgeted amount.  It is  important to put a reminder in here that adjustments are made at the end of the fiscal year for the timing  issues relating to revenue.  For example, Income taxes have been received in May, June, and July, but the  amount received in May 2021 was actually earned in April 2021.  An adjustment at the end of the year  will be made to remove the amount received in May 2021 and add in the amount received in May 2022.    Water and Sewer sales are below budget at 17%, which is due to the timing issue mentioned above.  The  billing for May 2021 was completed on April 30th and since this billing is for usage in February through  April it was recorded correctly in April.  However, this means that as of the end of the first quarter only 2  months of revenue has been recorded in the Water/Sewer Fund.  Rates were adjusted in August and usage  has been trending up with the warm/dry summer so it is expected revenue estimates will be met for the  fiscal year.  Impact fees are at 34% of budgeted amounts, due to increased building during the summer  months.   Fines and Fees are only at 22.3% of budget due to police fines being down slightly.    Licenses and permits revenues are at about 25.4% of budget for the quarter.  Video Gaming receipts have  rebounded and are at 25.5% of budget.  Reimbursement revenues are at about 43.5% of budget due to  billing some dispatch customers for the entire year of service.  Charges for Services are at 29.9% of budget  primarily due to rebounding parks revenue.  Swimming pool revenues are at 196% of budget and  programming revenue are at 61% of budget.  Interest income is at 0% of budget due to entries for interest  income not being made yet.  Other Revenues are running at 25.9% of budget because employer police  pension contributions are paid through property tax collections.    Revenues by Fund (Refer to page 7)  General Fund revenues amount to 61% of the total budgeted revenues primarily coming from property  taxes, sales taxes, income taxes, and charges for services.  As of the first quarter, general fund revenues  are at 35.9% of budget, which is being driven higher due to property taxes, parks and recreation program  revenues, and reimbursement for dispatch services.  Motor Fuel Tax Revenues are at 24.8% of budget.   Local Motor Fuel Tax Revenue is at 15.7% of budget due to 2 months of revenues received instead of 3.   The Tax Increment Fund revenues are at 43.3% of budget due to approximately ½ of property tax receipts  received. Water/Sewer Revenues are at 18.8% of budget due to 2 months of revenues received instead  of 3.  Employee Insurance Fund revenues are at 28.9% due to coverage types being different.  Police  pension revenues are at 14.5% of budget due to interest income not being recorded yet.  All other funds’  revenues are running at 21.4% for the quarter.  These funds are running slightly below budget because  alarm board invoicing won’t be completed until September.            Page 3 of 10    Expenditure by Type (Refer to page 8)  Total expenditures for the year are at 22.1% of budget primarily due to debt service expenses not being  paid yet.  Salaries represent 24.8% of the total expenditure budget and are only at 20.3% of the budgeted  amount.  This is primarily due to the open officer positions within the police department.  Benefit  expenditures are at 25.9% of the budgeted amount due to 4 months of insurance expenses recorded for  Local 150 union employees.  Contractual expenses are at 16.7% of budget due to the timing of bills  especially for lighting which is one of the biggest contractual expenses.    Other expenses are running at 29.2% of budget for the quarter due to ½ of premiums for the City’s Risk  Management insurance being paid.  Capital expenses are at 25.2% as road projects are well underway for  the fiscal year.  It is important to note that water/sewer fixed assets are recorded and depreciation  expense is included in the capital expense category, but depreciation expense is not recorded until the  end of the fiscal year.  Debt service expenses are at 9.9% of the budgeted amount due to payments being  made later in the fiscal year.    Expenditure by Fund (Refer to page 9)  The total for all of the funds are running at 22.1% of the budgeted amount for the year.  The General Fund  is at 21.8% of the budget due to salary expenses falling under budget.  The Motor Fuel Tax fund is at 36.6%  of budget due to road projects being completed earlier in the fiscal year.  The Local Motor Fuel Tax fund  is at 100% budgeted because the resurfacing project was completed and these funds were used first to  pay the vendor.  The Tax Increment Fund is at 16.9% with ¼ of transfers being made and incentive  payments not occurring as of the first quarter.  The Water/Sewer Fund expenses are at 17% of budget due  to IEPA loan payment due dates being later in the fiscal year.  The Employee Insurance Fund is at 24.8%  of budget due to 4 months of insurance expenses recorded for Local 150 union employees being offset by  lower employee counts for insurance coverage.  The Police Pension Fund is running at 25.3% of budget.    All other funds are running at 15.2% of budgeted amounts due to capital expenses not occurring in the  Developer Donations Fund as of the first quarter.     Fund Balance (Refer to page 10)  The total fund balance (deficit) as of the end of the year is provided on this page.  The fund balance is  calculated by taking the fund balance (deficit) at 4/30/21 and adding all revenues over expenses received  during the first quarter of FY21/22.  If there is deficit spending the fund balance will decrease.    It is  important to note that fund balance is not listed for the Water/Sewer Fund and the Utility Improvements  Fund, instead it is better to look at cash and cash equivalents to get an idea of reserves for that fund.   Currently, the General Fund has higher revenues than expenses for the first quarter of the fiscal year so  the Fund Balance has increased from $9,974,848 to $13,091,764 ($3,116,916).  It is important to bring up  that it is very early in the fiscal year to look at where fund balance will be and the end of the fiscal year.    The Water/Sewer Fund and Utility Improvements Fund has a combined cash and cash equivalent balance  of $4,676,007, but it is important to remember that $3,912,102 of this balance is reserved for IEPA loan  payments.  This only leaves $763,905 available for capital programs or operating revenue shortages.      Page 4 of 10    Upcoming Quarters  In summary, the City is in a good financial position coming out of a couple of the roughest quarters that  the City has seen.  As a reminder, the fund balance and reserve policy was created to help deal with  situations where there are revenue shortfalls or emergency expenditures.  This is important to note  because as the audit winds down for FY20/21, the City will be in the position to move funds over to the  Capital Improvements Fund as “reserved for capital” because the ending fund balance is greater than the  120 day reserve amount of $7,987,899.  As always, the finances are a fluid situation that City staff will  continue to monitor especially during these unprecedented times.                Page 5 of 10     Budget Vs. Actual - Revenues & Expenditures Fund FY21-22 Budget 3 Months 21- 22 Actual % of Budget FY21-22 Budget 3 Months 21-22 Actual % of Budget General 24,178,312 8,679,026 35.9% 25,539,797 5,562,110 21.8% Tourism 155,250 37,334 24.0% 278,022 25,715 9.2% Pageant 4,000 - 0.0% 3,900 - 0.0% Band - - 14,500 2,120 14.6% Civil Defense 6,000 1,500 25.0% 5,300 - 0.0% Alarm Board 210,250 18,453 8.8% 112,000 57,094 51.0% Audit 42,570 17,899 42.0% 45,125 29,500 65.4% Annexation 325,150 - 0.0% 310,000 8,750 2.8% Motor Fuel Tax 1,713,695 424,762 24.8% 1,892,325 693,163 36.6% Local Motor Fuel Tax 312,000 49,021 15.7% 500,000 500,000 100.0% Developer Donations 413,750 166,309 40.2% 1,392,500 185,119 13.3% TIF 780,000 337,384 43.3% 729,335 123,304 16.9% Debt Service 2,350,326 587,583 25.0% 2,350,326 318 0.0% Recreation Center 576,235 135,788 23.6% 732,365 148,183 20.2% Special Service Area #1A - - 0.0% - - 0.0% Special Service Area #4 16,123 7,700 47.8% 15,715 3,929 25.0% Capital Improvements 9,500 4,532 47.7% 10,000 - 0.0% Capital Equipment - - - - 0.0% Water/Sewer 9,546,765 1,732,954 18.2% 10,563,226 1,808,612 17.1% Capital Development 371,500 94,717 25.5% 150,000 37,500 25.0% Utility Improvements 18,215 41,429 227.4% 150,000 - 0.0% Marina 25,500 - 0.0% 43,000 12,843 100.0% Employee Insurance 3,520,237 1,018,496 28.9% 3,520,136 871,393 24.8% Risk Management 740,175 179,574 24.3% 943,503 859,298 91.1% Information Technology 872,231 218,059 25.0% 1,103,992 139,724 12.7% Flex 40,000 8,957 22.4% 40,000 - 0.0% Developmental Escrow - - 0.0% - - 0.0% Retained Personnel 75,000 5,115 6.8% 75,000 330 0.4% Revolving Loan 900 - 0.0% - - 0.0% Police Pension 3,138,306 454,353 14.5% 2,399,286 606,436 25.3% Total 49,441,990 14,220,945 28.8% 52,919,353 11,675,441 22.1% Net Income/(Loss) Fund FY21-22 Budget 21-22 Actual % of Budget General (1,361,485) 3,116,916 (228.9%) Tourism (122,772) 11,619 (9.5%) Pageant 100 - 0.0% Band (14,500) (2,120) 14.6% Civil Defense 700 1,500 214.3% Alarm Board 98,250 (38,641) (39.3%) Audit (2,555) (11,601) 454.1% Annexation 15,150 (8,750) (57.8%) Motor Fuel Tax (178,630) (268,401) 150.3% Local Motor Fuel Tax (188,000) (450,979) 239.9% Developer Donations (978,750) (18,810) 1.9% TIF 50,665 214,080 422.5% Debt Service - 587,265 Recreation Center (156,130) (12,395) 7.9% Special Service Area #1A - - Special Service Area #4 408 3,771 924.3% Capital Improvements (500) 4,532 (906.4%) Capital Equipment - - Water/Sewer (1,016,461) (75,658) 7.4% Capital Development 221,500 57,217 25.8% Utility Improvements (131,785) 41,429 (31.4%) Marina (17,500) (12,843) 73.4% Employee Insurance 101 147,103 145646.5% Risk Management (203,328) (679,724) 334.3% Information Technology (231,761) 78,335 (33.8%) Flex - 8,957 Developmental Escrow - - Retained Personnel - 4,785 Revolving Loan 900 - 0.0% Police Pension 739,020 (152,083) (20.6%) Total (3,477,363) 2,545,504 (73.2%) Revenues Expenditures City of McHenry Revenues & Expenditures Budget vs. Actual Year-End Report May 1, 2021 - July 31, 2021   Page 6 of 10           Revenues by Type Revenues FY21-22 Budget 3 Months 21-22 Actual % of Budget % of Total Property Taxes 5,712,908 2,913,328 51.0% 20.5% Sales Taxes 10,975,350 2,967,051 27.0% 20.9% Income Taxes 2,993,413 1,210,208 40.4% 8.5% Other Taxes 2,193,035 573,862 26.2% 4.0% Water & Sewer Sales 8,259,888 1,406,704 17.0% 9.9% Impact Fees 735,000 249,597 34.0% 1.8% Fines and Fees 516,750 115,047 22.3% 0.8% Licenses and Permits 806,000 204,932 25.4% 1.4% Reimbursements 2,116,851 921,323 43.5% 6.5% Charges for Services 6,795,476 2,033,327 29.9% 14.3% Grants 592,960 148,240 0.0% 1.0% Interest Income 2,046,650 322 0.0% 0.0% Other Revenues 5,697,709 1,477,004 25.9% 10.4% Total 49,441,990 14,220,945 28.8% 100.0% 20.5% 20.9% 8.5%4.0% 9.9% 1.8% 0.8% 1.4% 6.5% 14.3% 1.0% 0.0%10.4% Revenues by Type Property Taxes Sales Taxes Income Taxes Other Taxes Water & Sewer Sales Impact Fees Fines  and Fees Licenses and Permits Reimbursements Charges for Services Grants Interest Income Other Revenues   Page 7 of 10              Revenues by Fund Fund FY21-22 Budget 3 Months 21-22 Actual % of Budget % of Total General 24,178,312 8,679,026 35.9% 61.0% Motor Fuel Tax 1,713,695 424,762 24.8% 3.0% Local Motor Fuel Tax 312,000 49,021 15.7% 0.3% Tax Increment Financin 780,000 337,384 43.3% 2.4% Debt Service 2,350,326 587,583 25.0% 4.1% Capital Improvements 9,500 4,532 47.7% 0.0% Water/Sewer 9,961,980 1,869,100 18.8% 13.1% Employee Insurance 3,520,237 1,018,496 28.9% 7.2% Risk Management 740,175 179,574 24.3% 1.3% Information Technology 872,231 218,059 25.0% 1.5% Police Pension 3,138,306 454,353 14.5% 3.2% All Other Funds 1,865,228 399,055 21.4% 2.8% Total 49,441,990 14,220,945 28.8% 100.0%  ‐  1,000,000  2,000,000  3,000,000  4,000,000  5,000,000  6,000,000  7,000,000  8,000,000  9,000,000  10,000,000 GeneralMotor Fuel TaxLocal Motor Fuel TaxTax Increment FinancingDebt ServiceCapital ImprovementsWater/SewerEmployee InsuranceRisk ManagementInformation TechnologyPolice PensionAll Other FundsRevenues by Fund Revenues by Fund   Page 8 of 10         Expenditures by Type Expenditures FY21-22 Budget 3 Months 21-22 Actual % of Budget % of Total Salaries 14,284,343 2,899,880 20.3% 24.8% Benefits 5,842,724 1,515,151 25.9% 13.0% Contractual 4,028,677 674,721 16.7% 5.8% Supplies 1,378,545 213,622 15.5% 1.8% Other 8,064,397 2,353,834 29.2% 20.2% Debt Service 5,188,447 514,128 9.9% 4.4% Capital 8,068,937 2,032,035 25.2% 17.4% Transfers 6,063,283 1,472,071 24.3% 12.6% 52,919,353 11,675,441 22.1% 100.0% 25% 13% 6%2%20% 4% 17% 13%Expenditures by Type Salaries Benefits Contractual Supplies Other Debt Service Capital Transfers   Page 9 of 10         Expenditures by Fund Fund FY21-22 Budget 3 Months 21-22 Actual % of Budget % of Total General 25,539,797 5,562,110 21.8% 47.6% Motor Fuel Tax 1,892,325 693,163 36.6% 5.9% Local Motor Fuel Tax 500,000 500,000 100.0% 4.3% Tax Increment Financin 729,335 123,304 16.9% 1.1% Debt Service 2,350,326 318 0.0% 0.0% Capital Improvements 10,000 - 0.0% 0.0% Water/Sewer 10,906,226 1,858,955 17.0% 15.9% Employee Insurance 3,520,136 871,393 24.8% 7.5% Risk Management 943,503 859,298 91.1% 7.4% Information Technology 1,103,992 139,724 12.7% 1.2% Police Pension 2,399,286 606,436 25.3% 5.2% All Other Funds 3,024,427 460,740 15.2% 3.9% Total 52,919,353 11,675,441 22.1% 100.0%  ‐  5,000,000  10,000,000  15,000,000  20,000,000  25,000,000  30,000,000 General Motor Fuel Tax Local Motor Fuel Tax Tax Increment Financing Debt Service Capital Improvements Water/Sewer Employee Insurance Risk Management Information Technology Police Pension All Other Funds Expenditures by Fund Expenditures by Fund   Page 10 of 10      Fund Balance Fund Description Fund Balance/(Deficit) - 4/30/21 * Revenues Over Expenses Fund Balance/(Deficit) 04/30/22 * 100 General Fund 9,974,848 3,116,916 13,091,764 200 Tourism Fund 129,879 11,619 141,498 205 Pageant Fund 1,954 - 1,954 210 Band Fund 24,645 (2,120) 22,525 220 Civil Defense Fund 8,640 1,500 10,140 225 Alarm Board Fund 925,110 (38,641) 886,469 230 Audit Expense Fund 4,620 (11,601) (6,981) 260 Annexation Fund 823,040 (8,750) 814,290 270 Motor Fuel Tax Fund 2,426,893 (268,401) 2,158,492 275 Local Motor Fuel Tax Fund 203,595 (450,979) (247,384) 280 Developer Donation Fund 1,239,635 (18,810) 1,220,825 290 TIF Fund 719,415 214,080 933,495 300 Debt Service Fund (224) 587,265 587,041 400 Recreation Center Fund 236,872 (12,395) 224,477 424 SSA #4 - Lakewood Rd. Utility (640) 3,771 3,131 426 SSA #6 - Hunterville (179,115) - (179,115) 440 Capital Improvements Fund 321,448 4,532 325,980 450 Captial Equipment Fund 322 - 322 510 Water/Sewer Fund ** 5,320,947 (75,658) 5,245,289 550 Capital Development Fund 3,169,227 57,217 3,226,444 580 Utility Improvements Fund *** (610,711) 41,429 (569,282) 590 Marina Fund 451,310 (12,843) 438,467 600 Employee Insurance Fund (90,558) 147,103 56,545 610 Risk Management Fund 349,540 (679,724) (330,184) 620 Information Technology Fund 348,268 78,335 426,603 700 Employee Flex Fund - 8,957 8,957 720 Developmental Escrow Fund - - - 740 Retained Personnel Fund - 4,785 4,785 750 Revolving Loan Fund 301,017 (152,083) 148,934 760 Police Pension Fund 61,710,979 2,545,504 64,256,483 *Adjustments to Revenues and Expenses for year-end have not been finalized, amounts could change. ** Cash and Cash Equivalents; includes cash restricted for IEPA Loan payments of $3,912,102 *** Cash and Cash Equivalents